- Cura l’istruttoria, la redazione e la sottoscrizione di tutte le convenzioni attive e passive con soggetti esterni (Enti del S.S.N., Enti pubblici, Università, Associazioni di Volontariato, nonché soggetti privati), fatti salvi i casi in cui ciò non rientri espressamente nell’ambito di competenza di altre UU.OO.
- Cura l’istruttoria, la redazione e la sottoscrizione dei contratti per la fornitura di beni e servizi.
- Assicura la regolare tenuta del Repertorio dei Contratti stipulati dall’Azienda.
- Provvede a tutti gli adempimenti consequenziali alla stipula dei contratti di assicurazione.
- Cura la gestione dei sinistri occorsi al Parco Auto aziendale.
- Rilascia al personale dipendente l’autorizzazione all’uso del mezzo proprio per l’espletamento di compiti istituzionali.
- Provvede alla gestione, al monitoraggio e all’implementazione del ciclo della gestione dei documenti amministrativi e della consequenziale conservazione.
- Consegna e gestisce le firme digitali.
- Cura la gestione dell’Ufficio Delibere e dell’Albo Pretorio on-line.
- Si interfaccia con le altre articolazioni amministrative aziendali e assicura la pubblicazione degli atti provenienti dalle diverse articolazioni nell’Albo Pretorio on-line dell’Azienda, nel rispetto degli obblighi temporali previsti dalla legge.
- Provvede alla certificazione di avvenuta pubblicazione degli atti su Albo Pretorio on line dell’Azienda.
- Assicura la gestione centralizzata del servizio di spedizione dei prodotti postali in partenza dalle strutture aziendali mediante la raccolta dei fabbisogni uniformandone le procedure, anche tramite operatore esterno.
- Cura la gestione documentale in relazione alle incombenze connesse al Protocollo Aziendale informatizzato.
- Assicura la conservazione dell’archivio storico delle Delibere del Direttore Generale e dei Provvedimenti Delegati.
- Provvede alla gestione dell’archivio amministrativo, inteso quale compendio di norme, decreti, circolari, regolamenti afferenti S.S.N., ivi compresi quelli aventi impatto sul bilancio aziendale.
- In coerenza con le modalità di cui al Decreto Assessoriale n° 724/2022, cura gli adempimenti relativi alle verifiche dei requisiti soggettivi dei privati richiedenti l’autorizzazione sanitaria e/o l’accreditamento istituzionale, ovvero del subentrante nella titolarità dell’autorizzazione sanitaria e/o dell’accreditamento istituzionale ed i rapporti con le competenti autorità preposte al rilascio dei provvedimenti.
- Coordina – con il supporto delle Direzione Amministrative di P.O. / Distretto – in modo integrato la pluralità dei servizi e dei processi rivolti agli spazi e alle persone, con particolare riferimento all’ottimizzazione tra spazio fisico, persone e organizzazione del lavoro.
- Attua i processi di progettazione, implementazione, monitoraggio e controllo finalizzati:
- ad osservare e misurare l’esecuzione del processo del servizio, in modo da identificarne per tempo i rischi e i potenziali problemi ed intraprendere, quando necessarie, le azioni correttive volte a rimettere il servizio in linea con la prestazione richiesta, ferme restando alla Direzione Medica le competenze in materia igienico-organizzativo;
- fornire e mantenere livelli predeterminati di servizio che soddisfino le esigenze aziendali, in un ambiente di qualità e a costi appropriati.
- Sovraintende alla gestione del parco-auto (di proprietà e/o in leasing) e le connesse attività di individuazione dei fabbisogni, assegnazione dei veicoli anche mediante le attività di inserimento, monitoraggio, verifica e aggiornamento dati nel software di gestione.
- Monitora l’utilizzo veicoli tramite GPS e individua il fabbisogno fuel card e buoni carburante curando gli adempimenti connessi al rilascio/utilizzo degli stessi.
- Effettua front-office con la Compagnia Assicuratrice dei veicoli di proprietà.
- Effettua front-office con la società di leasing delle autovetture.
- Istruisce procedure afferenti infrazioni al Codice della Strada.
- Avvia la procedura per la gestione dei sinistri.
- Valuta e autorizza preventivi di spesa per manutenzione ordinaria e straordinaria, avvalendosi dei vigenti contratti di manutenzione con officine specializzate con riferimento agli automezzi dislocati al P.O./Distretto/Sede Centrale Trapani.
- Istruisce la procedura finalizzata alla donazione di veicoli dismessi alle Onlus.
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